Coordinator, Groups / Coordonnateur(rice), Groupes



Company information:

Company name: Air Canada Vacations / Vacances Air Canada

Workplace address:

Address: 1440 Rue Sainte-Catherine O
City: Montréal
Area: Montréal
Postal code: H3G 1R8
Province: Quebec
Country: Canada

Position description:

Type of position: Emploi temps plein
Position description: RESPONSIBILITIES:Apply all procedures for group reservations and related activities; Prepare & follow up on group quotes and fulfill group reservations; Ensure evolving needs are addressed/communicated and deadlines are attained during the process, from initial quote to final booking, including payment process to payables and receivables; Liaise with the different departments involved in the booking process; Communicate schedule changes to our clients: Advise our clients of any air and / or land modification affecting their bookings; Manage all group pre-registration files once product has been built in the system; Prepare and send group agreements / contracts to travel agencies; Transmit all special requests and requested documents to proper intervening; Ensure proper documentation is forwarded to travel agencies; Prepare and submit requested reports to management and suppliers; Promote the services of Air Canada Vacations to travel agencies; Provide accurate details and information on group products to the travel agents; Maintain current and accurate group product knowledge, booking procedures and policies; Provide and maintain a high level of customer service and professionalism through telephone and public contacts; The above responsibilities are not intended to be all-encompassing. May perform other tasks as assigned by immediate supervisor. KNOWLEDGE AND SKILLS REQUIRED:College diploma in Tourism; Excellent organizational and time management skills; Ability to prioritize work and solve problems; Strong communication and selling skills combined with initiative, flexibility and good judgment; Computer literacy (Excel and Word) is an asset; Good knowledge of ACV product offering; Reliable; Available to work on shifts._____________________________________________________________________________ RESPONSABILITÉS :Appliquer toutes les procédures aux réservations de groupe et aux activités y étant reliées; Préparer et faire suivi sur les cotations de groupes et combler les réservations de groupes; S’assurer de répondre aux besoins évolutifs et de les communiquer, s’assurer de rencontrer les échéances au cours du processus – de la soumission originale à la réservation finale – incluant le processus de paiement aux comptes fournisseurs et aux comptes recevables; Effectuer la liaison entre les différents services impliqués dans le processus de réservation; Communiquer les changements d’horaire aux clients : Aviser le client de tout changement aérien/terrestre touchant les réservations; Gérer tous les dossiers pré enregistrement de groupes une fois le produit créer dans le système; Préparer et envoyer les ententes / contrats de groupe aux agences de voyages; Transmettre toutes les demandes spéciales et tous les documents spéciaux aux intervenants appropriés; S’assurer que la documentation appropriée est transmise aux agences de voyages; Préparer et soumettre les rapports demandés à la direction et aux fournisseurs; Promouvoir les services de Vacances Air Canada envers les agences de voyages; Fournir des détails et de l’information justes concernant les produits de groupe aux les agents de voyages; Tenir à jour ses connaissances sur les produits de groupe, sur les procédures et politiques de réservation ainsi que de s’assurer de leur exactitude; Fournir et maintenir un haut niveau de service à la clientèle et de professionnalisme au téléphone et avec le public; Les responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas nécessairement complètes. Le superviseur immédiat pourrait d’y ajouter d’autres tâches. CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES :Diplôme en tourisme; Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps; Être capable d’établir ses priorités et de résoudre des problèmes; Fortes compétences en vente et en communication combinées au sens de l’initiative, à la flexibilité et au bon jugement; Être à l’aise avec les ordinateurs (Excel et Word) est un atout; Bonne connaissance des produits VAC offerts; Fiable; Capacité à travailler sur rotation.

Resume

On the website: https://tre.tbe.taleo.net/tre01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=ACV&cws=51&rid=1004